Co poszło nie tak przy pierwszym wdrożeniu?
Firma podwykonawcza Zbigniewa Malinowskiego z Katowic wybrała system z najniższą ceną licencji. Narzędzie radziło sobie dobrze z fakturami w formacie PDF, ale nie rozpoznawało skanów papierowych. Blisko połowa dokumentów firmy przychodziła właśnie w tej formie.
Jak długo trwało zanim zdecydowali się zmienić narzędzie?
Przez cztery miesiące pracownicy obsługiwali oba systemy równolegle: automatyczny dla PDF i ręczny dla skanów. Zamiast oszczędzać czas, tracili go więcej niż przed wdrożeniem.
Co zmieniono przy drugim podejściu?
Malinowski przed wyborem narzędzia zebrał próbkę 40 faktur reprezentujących różne typy dokumentów. Przetestował trzy systemy na tej próbce. Wybrał ten, który poprawnie odczytał 37 z 40 dokumentów, mimo że kosztował o 340 zł miesięcznie więcej.
Jak wyglądał zwrot z tej inwestycji?
Firma przetwarzała miesięcznie około 450 faktur. Po wdrożeniu właściwego narzędzia czas obsługi skrócił się na tyle, że jeden pracownik administracyjny przeszedł częściowo do innych zadań. Koszt dodatkowej licencji zwrócił się w ciągu czterech miesięcy.
Jaki wniosek wyciągnął Malinowski?
Cena licencji to zły punkt startowy przy wyborze narzędzia. Ważniejsze jest to, z jakimi formatami dokumentów firma rzeczywiście pracuje. Sprawdzenie tego przed zakupem zajmuje kilka godzin i pozwala uniknąć miesięcy straconych na złe wdrożenie.