Ręcznie czy automatyczniedokładniejszybciej?

Przetwarzanie faktur ręcznie zajmuje czas i generuje błędy, które trudno wyłapać na bieżąco. Zebraliśmy konkretne różnice, żeby łatwiej ocenić, co faktycznie zmienia automatyzacja w codziennej pracy.

Porozmawiaj z nami →

48 obsłużonych
firm

Działamy od 2016 roku, głównie dla firm ze Szczecina i regionu.

Co się zmienia w praktyce

Poniższe zestawienie dotyczy typowego obiegu faktur w małej lub średniej firmie - od wpływu dokumentu do jego zaksięgowania.

Obszar	Praca ręczna	Automatyzacja Baqydyo
Wprowadzanie danych	Przepisywanie każdej faktury ręcznie - numer, kwota, NIP, data.	Odczyt i zapis danych bez udziału człowieka, niezależnie od formatu pliku.
Czas przetwarzania	Od kilku minut do kilkudziesięciu minut na dokument, zależnie od złożoności.	Sekunde do kilku sekund na dokument - czas nie rośnie wraz z wolumenem.
Błędy i pomyłki	Literówki, transponowane cyfry i pominięte pola zdarzają się przy każdym zmęczeniu.	Walidacja danych przy każdym dokumencie - niezgodności są flagowane, nie pomijane.
Skalowalność	Więcej faktur wymaga więcej czasu lub dodatkowych rąk do pracy.	Wolumen 200 lub 2000 faktur miesięcznie obsługiwany tym samym procesem.
Archiwizacja	Pliki w folderach, szukanie dokumentu zajmuje czas, historia zmian bywa nieczytelna.	Każdy dokument indeksowany i dostępny przez wyszukiwanie po dowolnym polu.
Integracja z księgowością	Eksport ręczny lub przepisywanie danych do systemu FK - dodatkowy krok.	Dane trafiają bezpośrednio do systemu FK bez pośrednich kroków.
Kontrola duplikatów	Wykrycie zduplikowanej faktury wymaga ręcznego przeszukania historii.	Automatyczne sprawdzenie przy każdym imporcie - duplikat jest zatrzymywany.

PRZED AUTOMATYZACJĄ

Codzienny wysiłek, który się kumuluje

1 Pracownik otwiera fakturę, przepisuje dane do arkusza lub systemu - dla każdego dokumentu osobno.
2 Błąd wykryty tydzień po zaksięgowaniu wymaga korekty w kilku miejscach jednocześnie.
3 Przy wzroście liczby dostawców obciążenie rośnie liniowo - nie ma miejsca na skalowanie bez kosztów.

PO WDROŻENIU

Ten sam wolumen, mniejsze zaangażowanie

1 Dokument wpływa, dane są odczytywane i walidowane automatycznie - bez udziału pracownika.
2 Niezgodności są widoczne natychmiast, zanim dokument trafi do księgowości.
3 Wzrost liczby faktur nie zmienia nakładu pracy - proces działa tak samo przy 50 i 500 dokumentach.

Zautomatyzowany obieg faktur w systemie Baqydyo