Skąd decyzja o automatyzacji akurat po roku działalności?
Hurtownia Renaty Jabłońskiej z Łodzi przez pierwszy rok prowadziła faktury ręcznie w arkuszach kalkulacyjnych. Przy 200 fakturach miesięcznie to działało. Gdy wolumen wzrósł do 480, zaczęły się opóźnienia w płatnościach i pomyłki w rozliczeniach z dostawcami.
Jak wyglądał proces wdrożenia krok po kroku?
Jabłońska zaczęła od audytu: skąd przychodzą faktury, w jakich formatach, kto je zatwierdza. Następnie wybrała narzędzie z gotową integracją z jej programem księgowym. Konfiguracja trwała tydzień, testy na rzeczywistych dokumentach kolejne dwa tygodnie.
Gdzie pojawiły się realne oszczędności?
Największa zmiana nastąpiła w obszarze terminowości płatności. Wcześniej część faktur ginęła w skrzynce mailowej i trafiała do systemu z opóźnieniem. Automatyczne pobieranie dokumentów wyeliminowało ten problem niemal całkowicie.
Co nadal wymaga ręcznej obsługi?
Faktury z błędami, duplikaty i dokumenty od nowych dostawców z niestandardowym układem danych. Stanowią one około 12 procent całego wolumenu. Jabłońska traktuje to jako stały element procesu, nie jako wadę systemu.
Czy po roku poleciłaby to rozwiązanie podobnym firmom?
Tak, ale z zastrzeżeniem: automatyzacja nie eliminuje potrzeby nadzoru. Ktoś musi regularnie przeglądać wyjątki i aktualizować reguły systemu. To inne zadanie niż ręczne wprowadzanie danych, ale nadal wymaga czasu i uwagi.