Skąd wziął się pomysł na automatyzację?
Właściciel firmy logistycznej z Wrocławia, Bartosz Niemirski, zatrudniał dwie osoby wyłącznie do ręcznego wprowadzania danych z faktur. Miesięcznie przetwarzali około 600 dokumentów. Błędy zdarzały się regularnie, a korekty pochłaniały dodatkowe godziny pracy.
Który etap wdrożenia był najtrudniejszy?
Niemirski wskazuje na etap mapowania danych. Każdy dostawca stosował inny układ faktury. System OCR musiał zostać nauczony rozpoznawania kilkudziesięciu szablonów, co zajęło około trzech tygodni konfiguracji.
Czy tańsze narzędzia też działają?
Firma testowała dwa rozwiązania: droższe z wbudowaną integracją ERP oraz tańsze wymagające ręcznego eksportu danych. Wybrano to drugie, bo integracja nie była priorytetem na starcie. Oszczędność na licencji wyniosła ponad 800 zł miesięcznie.
Co zmieniło się w praktyce po wdrożeniu?
Jedna z pracownic przeszła do kontroli jakości zamiast wprowadzania danych. Druga zajęła się weryfikacją wyjątków, czyli faktur odrzuconych przez system. Czas przetwarzania jednej faktury skrócił się z kilku minut do kilkunastu sekund.
Czy automatyzacja sprawdza się przy nieregularnym wolumenie?
Niemirski przyznaje, że w miesiącach z mniejszą liczbą faktur korzyść jest mniej odczuwalna. System opłaca się wyraźnie powyżej 300 dokumentów miesięcznie. Poniżej tej granicy czas zwrotu z inwestycji wydłuża się znacząco.