Czy małe firmy mogą wdrożyć automatyzację bez specjalisty IT?
Agencja Moniki Strzeleckiej z Poznania liczyła osiem osób. Nie miała działu IT ani budżetu na konsultantów. Zdecydowała się na narzędzie z interfejsem no-code, które konfigurowała samodzielnie przez dwa tygodnie.
Od czego Strzelecka zaczęła?
Najpierw zmapowała, skąd przychodzą faktury: e-mail, skan pocztowy, PDF od klientów. Okazało się, że 80 procent dokumentów trafia przez jeden adres mailowy. To uprościło konfigurację automatycznego odczytu.
Jakie błędy popełniła na początku?
Próbowała od razu zautomatyzować wszystko, łącznie z zatwierdzaniem płatności. System kilkukrotnie zakwalifikował błędnie kwoty z faktur korygujących. Cofnęła się do prostszego modelu: automatyczny odczyt, ręczne zatwierdzenie.
Ile kosztowało wdrożenie?
Licencja narzędzia: 190 zł miesięcznie. Czas własny poświęcony na konfigurację: około 14 godzin. Strzelecka szacuje, że wcześniej poświęcała na faktury ponad 6 godzin tygodniowo. Teraz to mniej niż godzina.
Co doradziłaby innym właścicielom małych firm?
Zaczynaj od jednego źródła faktur i jednego typu dokumentu. Nie próbuj obejmować całego procesu od razu. Każdy dodatkowy wyjątek w systemie to potencjalne źródło błędu, który trzeba potem ręcznie naprawiać.